Wat kost je handwerk per jaar?

45 minuten is het traject van aanvraag tot verzonden pdf: uitvragen, prijzen opzoeken, document opmaken, nakijken, versturen en in het CRM zetten. Bij standaardwerk is het 20 minuten, bij maatwerk met calculatie loopt het op tot twee uur.

9 minuten per inkoopfactuur: uit de mail halen, gegevens overnemen, grootboekrekening en kostenplaats kiezen, btw controleren, koppelen aan bestelling of project, en klaarzetten voor betaling. Bij een vaste leverancier met vast patroon is het 4 minuten, bij een factuur die niet klopt loopt het naar een half uur.

14 minuten per uitgaande factuur: uren of opdrachtregels bij elkaar zoeken, controleren wat wel en niet doorbelast wordt, factuurregels opbouwen, nakijken, versturen en de betaling later terugkoppelen. De maandelijkse factuurronde van een dienstverlener met vijftig klanten is hiermee twee volle dagen.

18 minuten per lead over de hele looptijd: eerste reactie schrijven, verrijken en beoordelen, in het CRM zetten, agenda voorstellen, en de twee tot vier opvolgcontacten daarna. Wat in die 18 minuten niet zit, is de lead die helemaal niet is opgevolgd, en dat is bij de meeste bedrijven de grootste post.

2,5 minuut per bericht in een gedeelde mailbox: openen, begrijpen, bepalen wie het moet doen, doorzetten of antwoorden, en later nakijken of het opgepakt is. Gerekend over de mails die door de gedeelde bak gaan, niet over persoonlijke mail. Bij 120 mails per dag is dat vijf uur werk per dag, verdeeld over meerdere mensen die er allemaal even in kijken.

4 minuten per keer dat een gegeven van het ene systeem naar het andere wordt overgezet: opzoeken, kopiëren, in het andere systeem het juiste veld vinden, invoeren, controleren. Klinkt klein, en dat is precies waarom niemand het opschrijft: bij 400 keer per maand is het meer dan een halve werkweek.

55 minuten van ondertekende opdracht tot volledig opgestart dossier: gegevens uitvragen, dossier en mappen aanmaken, in alle systemen zetten, documenten opvragen en nabellen, identificatie controleren, welkomstinformatie sturen en het interne team bijpraten. Bij kantoren met een verificatieplicht loopt dit op tot boven de twee uur.

120 minuten per terugkerend rapport: gegevens uit meerdere systemen halen, in een spreadsheet zetten, controleren, opmaken, een toelichting schrijven en versturen. Gerekend per rapport per keer. Een maandrapportage voor vijf klanten plus een interne weekrapportage is 30 rapporten per maand.

25 minuten per document: doorlezen, de relevante punten eruit halen, samenvatten of in een dossier zetten, en signaleren wat afwijkt. Gerekend over documenten die iemand echt moet lezen: contracten, polissen, rapporten, bestekken, jaarrekeningen. Niet over post die alleen opgeborgen wordt.

6 minuten per klantvraag over alle kanalen: lezen, opzoeken in het systeem, antwoord formuleren, versturen en vastleggen. Gerekend over eerstelijnsvragen, niet over klachten of escalaties. Waar is mijn order, hoe zeg ik op, wat is mijn saldo, wanneer komt de monteur.

12 minuten per sollicitatie: cv doorlezen, naast de vacature leggen, in het systeem zetten, reactie sturen en bij een match een gesprek inplannen. Exclusief het gesprek zelf. Bij bureaus met veel volume is het minder per stuk, bij specialistische functies meer.

22 minuten per gesprek: aantekeningen uitwerken, actiepunten eruit halen, in het dossier of CRM zetten en rondsturen. Gerekend per gesprek dat echt vastgelegd moet worden: klantgesprekken, intakes, projectoverleg. Niet elke vergadering hoort een verslag te hebben.

20 minuten per post: het fragment kiezen, versnijden, ondertitelen, tekst en hashtags schrijven, formaten aanpassen per kanaal en inplannen. Exclusief opnemen en exclusief de creatieve keuze wat je maakt. Bij 40 posts per maand is dat meer dan anderhalve werkweek.

7 minuten per order die niet via de webshop binnenkomt: uit mail, pdf of telefoon halen, artikelnummers opzoeken, order aanmaken, voorraad en levertijd controleren en bevestigen. Webshoporders die al gekoppeld zijn, tellen niet mee.